Diseño de un sistema de gestión de proyectos (CIO): control interno operativo para la gerencia de proyectos

Abstract

Introducción: La actual situación global económica, política y social en los Gobiernos, las instituciones, gremios, empresas y agentes profesionales prestadores de servicios está generando grandes cambios, que desarrollan incertidumbres en los procesos gerenciales, estratégicos y de control en un nuevo entorno VUCA (Volátil, A-Incierto, Complejo, Ambiguo), generando un nuevo mundo en donde todo se configura y se comporta totalmente diferente. Esta situación demanda cambios que están enmarcados en una nueva forma de interpretar, procesar y analizar la información y comportamiento de los mercados. Para lograr los objetivos con éxito, se requieren grandes proyectos en los cuales la toma de decisión es basada en el agilísimo, y el manejo eficiente y efectivo de la información, elementos importantes y esenciales para una excelente gerencia de proyecto. Objetivo: Esta investigación tuvo como objetivo explicar cómo y con qué se gerencian los proyectos para identificar los posibles escenarios que determinan el grado de eficiencia y efectividad para la toma de decisiones con éxito en la gestión de proyectos. Metodología: Para determinar el cómo y con que se ejerce la gerencia de proyectos se realizaron análisis con enfoque cualitativo, conceptuales de expertos, empirismo y para plantear la solución a diferentes escenarios encontrados, se investigó y estudio los diferentes metodologías y marcos de trabajos basados en las buenas prácticas de la gerencia de proyectos. Se consultaron libros, se realizaron encuestas y se participó de charlas de trabajo (Work Talks). También se recibieron lluvias de ideas y se analizaron lecciones aprendidas de proyectos trabajados y gestionados. Resultado: Se encontró una variedad de aplicaciones (Software - Apps) para la gestión de proyectos a nivel gerencial y operativo, que enmarcan total, parcial y mínimas asistencias y controles a los diferentes frentes administrativos y de seguimiento, el 80% de estos aplicativos no son integradores y carecen de las diferentes áreas de conocimiento aplicados a la gerencia de proyectos, el 90% de estas Apps solo contemplan gerencia de proyectos predictivos y carecen de funciones para gerencia de proyectos híbridos y marcos agiles. Es muy común ver oficinas llenas de notas adhesivas (memos) y tableros, pretendiendo ejercer control sin aportar valor significativo a la toma de decisión en la alta gerencia. Conclusión: Se investigó y seleccionó un destacado grupo de software de gestión de proyectos que alimentan las grandes y ágiles decisiones a nivel de alta dirección, es notable que estos softwares no cuentan con integración de buzones, no manejan la gestión de recursos y comunicaciones (citas, eventos y reuniones), organización, roles y responsabilidades, cada módulo trabaja de forma independiente y se niega a integrar la información. En escenarios carentes y no integrados el CIO (Control Interno Operacional) sería la Solución para Integrar la Información, facilitando la toma de decisiones ágiles y eficientes para la Gestión de Proyectos (Alta Dirección - Dirección Estratégica).

Introduction: The current global economic, political and social situation in governments, institutions, guilds, companies and professional agents providing services is generating great changes, which develop uncertainties in the managerial, strategic and control processes in a new VUCA environment (Volatile, Uncertain, Complex, Ambiguous), generating a new world where everything is configured and behaves totally different. This situation demands changes that are framed in a new way of interpreting, processing, and analyzing information and market behavior. To achieve the objectives successfully, large projects are required in which decision making is based on the agile, efficient, and effective management of information, important and essential elements for an excellent project management. Objective: The objective of this research was to explain how and with what projects are managed to identify possible scenarios that determine the degree of efficiency and effectiveness for successful decision making in project management. Methodology: In order to determine how and with what project management is exercised, analyses were carried out with a qualitative approach, conceptual experts, empiricism and to propose the solution to different scenarios found, research and study of the different methodologies and frameworks based on the good practices of project management were carried out. We consulted books, conducted surveys and participated in Work Talks. We also received brainstorming and analyzed lessons learned from projects worked and managed. Result: We found a variety of applications (Software - Apps) for project management at managerial and operational level, which frame total, partial and minimal assistance and controls to the different administrative and monitoring fronts, 80% of these applications are not integrative and lack the different areas of knowledge applied to project management, 90% of these Apps only contemplate predictive project management and lack functions for hybrid project management and agile frameworks. It is very common to see offices full of sticky notes (memos) and dashboards, pretending to exercise control without providing significant value to senior management decision making. Conclusion: It was investigated and selected an outstanding group of project management software that feed the large and agile decisions at senior management level, it is remarkable that these softwares do not have mailbox integration, do not manage the management of resources and communications (appointments, events and meetings), organization, roles and responsibilities, each module works independently and refuses to integrate information. In lacking and non-integrated scenarios CIO (Internal Operational Control) would be the Solution to Integrate Information, facilitating agile and efficient decision making for Project Management (Top Management - Strategic Direction).